O mundo organizacional é repleto de obstáculos e obriga as empresas a buscarem soluções viáveis para se manterem competitivas, no que diz respeito a uma gestão de projetos eficiente. E uma das alternativas mais eficazes é o método 5w2h. Continue a leitura desse artigo que vai te mostrar do que se trata e como o método 5w2h pode ser bastante útil para qualquer negócio que deseja prosperar no mercado. Preparado? Então, vamos lá!
O que é o método 5w2h?
Trata-se de uma moderna ferramenta que é bastante usada por milhares de empreendedores na gestão de projetos. Não é novidade para ninguém que todo projeto requer um planejamento estratégico para que seja avaliada a viabilidade do mesmo. E é exatamente aí que o método 5w2h entra em cena, pois ele vai analisar cada etapa do projeto com riqueza de detalhes.
Na verdade o método 5w2h é um plano de ação eficiente, bem estruturado e que traz muita praticidade para os gestores de organizações, já que todas as etapas dele são muito bem definidas. Se valer de algumas metodologias que têm foco em nossa mente, como a hipnose, pode ser uma boa alternativa para elaborar um eficiente plano de ação para o seu negócio. Afinal de contas, nenhum negócio pode se dar ao luxo de investir em um projeto que não vai trazer o retorno esperado, certo?
Decifrando o método 5w2h
A sigla 5w2h tem um significado lógico: What, Why, Where, When, How e How Much. Traduzindo os termos para o nosso idioma: o que, por quê, onde, quando, como e quanto irá custar. Conheça os detalhes de cada um desses termos a seguir:
What?
Essa pergunta se refere ao foco do projeto que está sendo desenvolvido pela empresa. Em suma, é onde se deseja chegar e os objetivos bem definidos do projeto. A resposta para essa pergunta deve ser de conhecimento de todos os envolvidos no trabalho. Antes de mais nada, isso deve estar bem claro.
Why?
Essa etapa do método 5w2h refere-se aos motivos pelos quais o projeto deverá ser executado. Por exemplo: aumentar as vendas, aprimorar a comunicação interna, conquistar mais clientes, ganhar mais visibilidade online, criar um novo produto, dentre outros. Antes de colocar em prática, é preciso saber porque se está fazendo isso.
Where?
Essa pergunta do método 5w2h se refere aos setores da empresa que estarão envolvidos com o projeto. Todos os colaboradores precisam estar cientes e trabalhar em total sinergia em prol desse objetivo, mesmo que não estejam envolvidos diretamente.
When?
É necessário que seja estipulado um tempo que será dedicado ao projeto. Por isso, é fundamental estabelecer uma data para o início e término das atividades. Gastar muito tempo em um projeto pode não ser viável, do ponto de vista financeiro.
How?
No método 5w2h, essa é a questão mais importante. Ela se refere a como será desenvolvido o projeto e quais serão as ações tomadas para que ele se torne uma realidade. É preciso analisar tudo com bastante calma, para que as atitudes sejam as mais assertivas possíveis.
How much?
Se refere ao orçamento do projeto em si. Para que ele seja viável, é preciso saber quais serão os custos para a empresa que está pleiteando. Além disso, é necessário cogitar a possibilidade de acontecer imprevistos durante o desenvolvimento do projeto e se precaver financeiramente.
Vantagens do método 5w2h
Agora que você está por dentro do método 5w2h, conheça as principais vantagens dele para uma empresa:
Maior organização
Quando o método 5w2h é bem usado pelos gestores na gestão de projetos diversos, pode-se ter uma maior organização no dia a dia e monitorar todas as ações que foram tomadas. Isso é crucial para que nada saia do controle. Ter resiliência também é crucial.
Mais eficiência
Com o método 5w2h, o trabalho de toda a equipe responsável pelo projeto fica muito mais eficiente. Afinal de contas, essa metodologia oferece informações completas e detalhadas, o que acaba facilitando o controle e, claro, a execução das tarefas.
Mais agilidade no planejamento
Um bom plano de ação criado pelo método 5w2h inclui: objetivos, pessoas que irão executá-lo, ações, tempo previsto e custos. Como o projeto tem um cronograma já determinado, a agilidade dos processos pode ser bem maior. Manter a eficiência no menor tempo possível: esse é o propósito.
Ausência de conflitos
Outra vantagem do método 5w2h, é que os conflitos em todas as etapas desse eficiente plano de ação, praticamente deixam de existir. Desde que todas as sete perguntas sejam respondidas com antecedência, não há espaço para discussões sem necessidade, já que tudo está muito bem definido. Mas se alguma das questões não for respondida adequadamente, alguns obstáculos podem aparecer pelo caminho.
Alinhamento das expectativas
O método 5w2h também permite que todas as expectativas em relação ao projeto sejam devidamente alinhadas entre os integrantes da equipe responsável. E o melhor: sem gerar dúvidas. Quando todos os envolvidos estão cientes das sete respostas, tudo flui mais naturalmente.
Exemplo do método 5w2h
What: criar um novo site para a organização;
Why: atrair mais clientes para aumentar as vendas;
Where: ambiente digital;
When: previsão de lançamento em 3 meses;
Who: serviço realizado por terceiros;
How: contratação de uma agência de criação de sites;
How Much: R$ 4.000,00
Agora que você sabe o que é o método 5w2h, que tal começar a fazer bom uso dessa importante ferramenta na gestão de projetos em sua empresa?
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